Wie glaubt ihr, dass ein Mitarbeiter das erste Mal mit einem Unternehmen in Berührung kommt?
Wenn er oder sie vom Unternehmen (im Rahmen der Stellensuche) hört:
- Stellenanzeige
- Empfehlung durch Bekannte
- Direktansprache durch einen Mitarbeiter vom Unternehmen
- Personaldienstleister
Das zweite Mal, dass er/sie mit eurem Unternehmen in Berührung kommt ist Google. Ok, da ist Marketing wohl mehr gefragt - die sind schuld
Vielleicht ist es die Stellenanzeige... Personalabteilung's Schuld
Das 3. Mal, dass er/sie einen persönlichen Bezug herstellt, ist die Webseite. Gestaltung=Marketing. Aber ob sie überhaupt verfügbar ist, Geschwindigkeit, vielleicht die Daten aus Backend-Systemen... Euer Bier!
Also noch bevor der Mitarbeiter anfängt seine Bewerbung zu schreiben, seid Ihr schon am Eindruck eurer Firma beteiligt!
Wie schnell wird die Bewerbung bearbeitet? Tja, so schnell, wie die IT-Systeme es erlauben!
1) EMail-System: Verfügbarkeit, Internetanbindung, Einstellungen des Spam-Filters, Signatur/Verschlüsselung der ausgehenden Mails,...
2) Personalmanagementsysteme
3) Workflows im Unternehmen? Vielleicht über Workflow/Freigabesysteme?
4) Ablage und Auffindbarkeit der Bewerberunterlagen
Die persönliche Bewerbung selbst ist heutzutage auch digitalisiert: Zoom, Teams, Skype,...
Wenn das nicht entsprechend funktioniert (Internetanbindung, Portfreischaltung, Kameras, Mikrofon,...
Der/Die neue MitarbeiterIn wird eingestellt.... die Wochen davor
1) Workflow des Onboardings
2) Ablage der Unterlagen fürs Onboarding
3) Schulungs-/Trainingssysteme
Der erste Tag....
Alle machen freundliche Nasenlöcher. Er/Sie wird an den Arbeitsplatz gebracht. Und dort steht (hoffentlich)...??? IT
Gibt es eine Einweisung? Wie sind die ersten Minuten mit dem Gerät?
Was da alles schief gehen kann, habe ich leider immer wieder hören dürfen (auch in meiner früheren Verantwortung als CIO)
Da ist spätestens der erste Augenblick, wo der/die MitarbeiterIn ihre Eindrücke mit der IT-Abteilung verbindet!
Wenn ihr hier patzt, tut ihr euch wahnsinnig schwer, den Eindruck wieder gut zu machen!
Mein Tipp:
1) Vorbereiten
Ihr müsst Teil des Einstellungsprozesses sein. Lasst euch nicht von der Personalabteilung abwimmeln damit, dass ihr die Info über den neuen Mitarbeiter bekommt, wenn er unterschrieben hat (gerade im digitalen Workflow gerne so eingerichtet). Bei uns ist es oft genug passiert, dass der Mitarbeiter den Vertrag am Tag des Eintritts unterschrieben hat. Ihr habt dann genau 5 Minuten um alles herzurichten. Das kann es ja wohl nicht sein. Vorabinfo MUSS sein! Auch ihr habt ein Recht auf Vorlaufzeit!
Wenn die Person dann am ersten Tag ins Büro kommt (auf Remote Office geh ich unten ein), dann muss alles vorbereitet sein: Benutzer, Berechtigungen, PC, Zubehör, Einstellungen wie: wo wird ausgedruckt
2) Am Tag des Eintritts
Es ist aufwendig, aber notwendig: Jede/r neue MitarbeiterIn braucht Begleitung durch einen Mitarbeiter in der IT! Am Besten sollte der Mitarbeiter vom Einschalten weg begleitet werden, bis er alle Systeme (Login, Internet, Mail, CRM, Drucken, ... einmal probiert hat und sich einloggen konnte)
Der erste Tag eines Mitarbeiters entscheidet oft schon, ob er/sie länger als das Probemonat bleiben!
Wie schaut das aus, wenn jemand nur Remote eintritt - via Homeoffice?
Der Laptop/PC muss zeitgerecht verschickt werden und am Besten legt ihr einen Zettel bei mit den ersten Anweisungen UND gebt die Möglichkeit zur persönlichen Begleitung durch die ersten Minuten mit dem Gerät.
3) Support
Wenn man als User gestresst/genervt/angefressen beim Helpdesk anruft, will man vom Techniker
- Verstanden werden und Mitgefühl erhalten
"Ich kann verstehen, dass dieses Problem sie gerade in der Arbeit behindert", "Ich verstehe Ihre Verärgerung" - Klare Aussagen - auch kein Technik-Kauderwelsch
- Schnelle Lösung (das ist wohl das Schwierigste)
Aber dann wenigstens eine Abschätzung, wie lange es dauern kann, oder bis wann sich die IT wieder bei ihm meldet
4) Projekte
IT ist mehr als Technik. IT ändert Abläufe im täglichen Tun der Leute. Wenn ihr da nicht eine entsprechende Empathie zeigt, wird die Stimmung gegenüber der IT schlechter werden.
Ihr braucht Argumente?
- Positiver erster Tag des Mitarbeiters
Macht mal eine Umfrage bei den bestehenden Mitarbeitern, wie ihr erster Eindruck von der IT war und ob er sich inzwischen (und durch was) geändert hat. Dann fragt mal bei der Personalabteilung nach, wie viel Fokus das Thema Employer Branding und Employer Experience hat. Die nächste Frage sollte dann auf den ersten Tag abzielen. Dann habt ihr eure Antwort: Meist heißt es: Der erste Tag ist einer der wichtigsten. Um den kümmern wir uns besonders (ok, alle anderen Tage...?) - Ohne Widerstand in Projekten
Überlegt und argumentiert mal, welchen Unterschied es für euch als IT machen würde, wenn ihr in der Umsetzung von den Projekten mit Leuten in den Abteilungen kooperieren würdet, die euch positiv gestimmt sind, versus Leuten, die eine Abwehrhaltung einnehmen. Wenn ihr es schafft zu verankern: "Unsere IT-Abteilung ist ein Partner, der uns unterstützt und wirklich begleitet", dann verringert ihr den Aufwand in den Projekten um ca. 10%. Keine Verzögerungen und keine Negativ-Diskussionen, sondern Leute, die selbst mitdenken, wie man ein Problem lösen kann, weil das Gemeinsame im Vordergrund steht! - Mitarbeiter finden
Wenn bestehende oder alte Mitarbeiter von nicht funktionierender IT oder schlechtem Support mit ihren Freunden reden, wird die Chance, diese Freunde als Mitarbeiter zu gewinnen, verschwindend gering. Der Ruf des gesamten Unternehmen leidet! - Mitarbeiter behalten
Frustration hat viele Ursachen: Vorgesetzte haben meist viel Anteil, aber natürlich auch Kollegen. Und da 90% der Tätigkeiten der MitarbeiterInnen über die IT laufen, würde ich mal sagen, dass der Einfluss funktionierender IT und passender Betreuung durch IT-Personal auch ein wichtiger Faktor ist. - Gehalt zahlen
Jedes Business läuft fast zu 90% über die Systeme der IT. Ganze Businessmodelle basieren auf IT-Technologie. Wenn IT nicht funktioniert, gibt es keinen Umsatz und somit kein Gehalt... - Ruf der Firma
Mein persönliches Lieblingsbeispiel ist die Bank Austria, die es in meiner Wahrnehmung immer wieder geschafft hat, mich als potentiellen Kunden einfach durch nicht funktionierende IT abzuschrecken.
Deshalb bin ich bei der Erste Bank. Die haben mich immer mit ihren Lösungen begeistert.
Meine Geschichte, aber sie zeigt auf, was IT beim Ruf eines Unternehmens ausmacht!
Ich begleite euch gerne beim Aufsetzen einer aktiven Employer Experience durch die IT. Denn sie macht den Unterschied - nicht nur für Euch, sondern auch für die Mitarbeiter und das gesamte Business!
